Warum Klarnamen ein Risiko sind
Eine Mitgliederliste mit Namen, Geburtsdaten und Abgabemengen ist für viele Menschen das Sensibelste, was es über sie gibt. Schon die Information, dass jemand Mitglied in einer Anbauvereinigung ist, kann im Job, bei der Wohnungssuche oder in der Familie Folgen haben. Je mehr solcher Daten digital an einem Ort liegen, desto größer der Schaden, wenn etwas schiefgeht.
Ein gehacktes Konto, ein verlorener Laptop, ein unachtsam weitergeleiteter Export: Es braucht keinen großen Angriff, damit Daten dort landen, wo sie nicht hingehören.
Daten, die man nicht speichert, kann niemand stehlen.
Wie das Pseudonym-Prinzip funktioniert
In Canguard melden sich Mitglieder mit einem selbst gewählten Fantasienamen an, etwa nebelkraehe oder moosfuchs. Dazu vergibt die Software eine zufällige interne Nummer. Beides bleibt für immer gleich. Alles, was die Software speichert, hängt an diesem Pseudonym: Abgaben, Reservierungen, Kontingente, Beiträge.
Was in der Clubverwaltung nicht steht: der echte Name, das Geburtsdatum, die Anschrift, die Ausweisnummer. Statt eines Geburtsdatums speichert sie nur die Altersgruppe, also 18 bis 20 oder ab 21.
Das Papierregister richtig führen
Euer Vorstand muss wissen, wer Mitglied ist. Dafür führt er ein Register auf Papier: interne Nummer, Benutzername und Mitgliedsnummer neben Name, Geburtsdatum, Anschrift und Ausweisnummer. Der Ordner gehört in einen abschließbaren Schrank, Zugriff haben nur wenige Personen. Die Nachweise in Canguard bleiben fünf Jahre ab der Aufzeichnung mit dem Pseudonym verbunden und werden danach ohne Bezug zu Personen anonymisiert. Solange braucht ihr auch die Zeile im Register; danach macht ihr sie unkenntlich.
Wenn eine Behörde wissen muss, wer eine bestimmte Abgabe erhalten hat, sucht ihr die Mitgliedsnummer im Register heraus. Nur dann, und nur für diesen Fall.
An der Ausgabe
An der Ausgabe zeigt das Mitglied seinen QR-Ausweis aus der App und den amtlichen Lichtbildausweis. Ihr vergleicht, hakt ab, fertig. In Canguard steht danach nur, dass der Ausweis geprüft wurde, wann und von wem, aber nicht, was darauf stand.
Fazit
Pseudonyme machen Mitgliederverwaltung nicht umständlicher, sondern ruhiger. Ihr erfüllt eure Pflichten, und das größte Datenrisiko eures Clubs existiert digital gar nicht erst.