Das Kleingedruckte, aufgeräumt .

Stand: 2. November 2026

1. Worum es geht

Canguard ist eine Software für Anbauvereinigungen nach dem Konsumcannabisgesetz (KCanG). Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website canguard.de, für die Anwendung unter app.canguard.de und für die Mitglieder-App Canguard für iPhone und Android.

Unser wichtigster Grundsatz: Wir speichern so wenig wie möglich. In der Clubverwaltung speichert Canguard keine Vor- und Nachnamen von Mitgliedern, keine Geburtsdaten, keine Wohnanschriften, keine Ausweisnummern, keine Ausweisfotos und keine Bankverbindungen von Mitgliedern. Mitglieder nutzen Canguard unter einem selbst gewählten Benutzernamen. Die Zuordnung zu einer realen Person führt ausschließlich die jeweilige Anbauvereinigung, etwa in einem Register auf Papier, auf das wir keinen Zugriff haben.

Für Anmeldung und Benachrichtigungen verarbeiten wir E-Mail-Adressen; diese können Namen enthalten. Für die Abrechnung mit den Clubs verarbeiten wir Kontaktdaten der für den Club handelnden Personen, gegebenenfalls einschließlich einer Anschrift. Canguard ermöglicht damit eine pseudonyme Mitgliederverwaltung; eine vollständig anonyme Nutzung können wir nicht zusichern.

2. Verantwortlicher

Medienfair GmbH
Detmolder Str. 630a
33699 Bielefeld
Geschäftsführer: Anton Spreemann
E-Mail für Datenschutzanfragen: info@canguard.de

3. Unsere zwei Rollen

Als Verantwortlicher verarbeiten wir Daten auf unserer Website, im Kontaktformular, bei Support-Anfragen, für die Verwaltung der Benutzerkonten (Anmeldung, Sicherheit, Geräte) und für die Abrechnung mit den Clubs. Für die Abrechnung verarbeiten wir die Rechnungsdaten des Clubs: Rechnungsempfänger, Anschrift, E-Mail-Adresse für Rechnungen, gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Paket, Rechnungen und Zahlungsstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung der Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, für Rechnungen derzeit acht Jahre. Bitte gebt als Rechnungsanschrift die Anschrift des Vereins an und nach Möglichkeit keine private Anschrift eines Vorstandsmitglieds.

Anfragen für einen Club-Zugang. Neue Clubs erhalten Zugang zu Canguard nur mit einer Einladung. Wer über unsere Website einen Zugang anfragt, übermittelt uns den Namen des Clubs, den Ort, den Stand der Erlaubnis, gegebenenfalls Amtsgericht und Nummer des Vereinsregisters, das Aktenzeichen der Erlaubnis, die Website des Clubs, die ungefähre Mitgliederzahl, die E-Mail-Adresse des Clubs, einen Namen oder ein Pseudonym der Ansprechperson und eine freiwillige Nachricht. Wir prüfen anhand dieser Angaben, ob es sich um eine Anbauvereinigung handelt, und senden gegebenenfalls eine Einladung. Beim Absenden gleichen wir automatisch ab, ob es zur E-Mail-Adresse bereits ein Konto oder zum Namen bereits einen Club in Canguard gibt und ob von dieser Adresse schon eine Anfrage abgelehnt wurde; gespeichert wird nur das Ergebnis als Ja oder Nein, nicht das gefundene Konto. Zur Bearbeitung kann unser Team eine interne Notiz zur Anfrage hinterlegen, die nur im Betreiber-Bereich sichtbar ist und mit der Anfrage gelöscht wird. Kommt die Anfrage über den Empfehlungslink eines Clubs, speichern wir, welcher Club empfohlen hat. Wird der empfohlene Club Kunde, bleibt die Verknüpfung „Club A hat Club B empfohlen“ für die Abrechnung der Gratismonate auch nach Löschung der Anfrage bestehen; sie enthält nur die beiden Clubs, keine Daten von Personen, und wird mit der Löschung eines der beiden Clubs gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags), für die Abrechnung der Gratismonate Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Abgelehnte Anfragen löschen wir 30 Tage nach der Ablehnung, alle übrigen 90 Tage nach dem letzten Bearbeitungsschritt oder nach der Registrierung des Clubs.

Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir alle Daten, die eine Anbauvereinigung in Canguard über ihren Club führt, etwa Mitgliedschaften, Abgaben, Beiträge, Anbau und Kommunikation im Club. Verantwortlich für diese Daten ist die jeweilige Anbauvereinigung. Wir verarbeiten sie nur nach deren Weisung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wenn du als Mitglied Fragen zu diesen Daten hast oder deine Rechte ausüben möchtest, wende dich bitte an deinen Club. Wir unterstützen den Club dabei.

4. Website canguard.de

Bereitstellung der Website. Damit wir dir die Website ausliefern können, verarbeitet unser Server technisch notwendig deine IP-Adresse und Angaben zu deinem Browser. Wir führen für die Website keine Zugriffsprotokolle. Die Daten werden nur für die Dauer der Auslieferung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und funktionierende Betrieb der Website.

Keine Cookies, kein Tracking. Die Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Marketingdienste und bindet keine Inhalte fremder Anbieter ein. Schriften liefern wir von unserem eigenen Server aus.

Links zu anderen Diensten. Unser Angebot kann Links zu Diensten anderer Anbieter enthalten, etwa zu Discord oder zu den App-Stores von Apple und Google. Erst wenn du einen solchen Link anklickst, gelangst du zum jeweiligen Anbieter, der dann eigenständig für die Verarbeitung deiner Daten verantwortlich ist.

5. Kontaktformular und Support

Wenn du uns über das Kontaktformular, über die Hilfe in Canguard oder per E-Mail schreibst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, das gewählte Thema, deine Nachricht und, wenn du ihn angibst, den Namen deines Clubs. Bei Support-Anfragen aus Canguard hängen wir auf deinen Wunsch technische Angaben an: Version, Browser und Club-Kennung.

Nachrichten aus dem Kontaktformular speichern wir nicht in einer Datenbank, sondern leiten sie als E-Mail an unser Postfach weiter. Support-Anfragen aus Canguard liegen nur so lange in unserer Versandwarteschlange, bis die E-Mail verschickt ist, und werden danach dort gelöscht. Kann eine E-Mail auch nach mehreren Versuchen nicht zugestellt werden, löschen wir sie spätestens nach sieben Tagen aus der Warteschlange. Wir verwenden die Daten ausschließlich, um deine Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit deine Anfrage einen Vertrag betrifft oder vorbereitet, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Nachrichten, sobald deine Anfrage erledigt ist, spätestens nach zwei Jahren, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Bitte schicke uns keine Daten von Mitgliedern deines Clubs, auch keine Benutzernamen.

6. Benutzerkonto

Für die Nutzung von Canguard legst du ein Benutzerkonto an. Dabei verarbeiten wir:

• deine E-Mail-Adresse,
• deinen Benutzernamen und eine zufällig erzeugte interne Nummer,
• dein Passwort, das wir ausschließlich als kryptografischen Hashwert speichern,
• bei eingerichteter Zwei-Faktor-Anmeldung den dafür nötigen geheimen Schlüssel und deine Backup-Codes,
• zu jeder Anmeldung eine Sitzung mit Zeitpunkt, Gerätetyp (Web, iPhone oder Android) und deiner gekürzten IP-Adresse. Den letzten Block der IP-Adresse speichern wir nicht, eine Kennung deines Browsers speichern wir nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Sicherheitsmaßnahmen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz der Konten vor Missbrauch.

Tipp zur E-Mail-Adresse: Viele E-Mail-Adressen enthalten den eigenen Namen. Wenn du möglichst anonym bleiben möchtest, nutze für Canguard eine Adresse ohne deinen Namen, etwa über die Funktion „E-Mail-Adresse verbergen“ auf dem iPhone. Andere Mitglieder deines Clubs sehen deine E-Mail-Adresse nicht.

Cookies in der Anwendung. Unter app.canguard.de setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies, die deine Anmeldung aufrechterhalten. Dafür ist nach § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. In der Mitglieder-App wird das Anmelde-Token im geschützten Schlüsselbund deines Geräts gespeichert, nur auf diesem Gerät und nicht in Sicherungskopien.

Schutz vor Missbrauch. Um Angriffe auf Anmeldung, Beitritt und Formulare abzuwehren, zählen wir Anfragen. Dafür speichern wir einen nicht umkehrbaren Hashwert aus IP-Adresse und Vorgang für etwa einen Tag; spätestens nach 25 Stunden wird er gelöscht.

Ankündigungen von Canguard. Personen mit Verwaltungsrechten in einem Club zeigen wir in der Anwendung Ankündigungen von uns, etwa Einführungsvideos, Hinweise zu Wartungen oder Änderungen unserer Bedingungen. Damit eine Ankündigung nicht immer wieder erscheint, speichern wir je Konto, wann sie angesehen oder geschlossen wurde; diese Angaben löschen wir 12 Monate nach Ende der Ankündigung. Ist für eine Ankündigung eine Zustimmung im Namen des Clubs nötig, etwa bei geänderten AGB, speichern wir, welches Konto wann welcher Fassung zugestimmt hat, und bewahren dies 5 Jahre auf. Wir selbst sehen dazu nur Zahlen, etwa wie viele Personen eine Ankündigung gesehen haben, keine Benutzernamen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Nachweis von Zustimmungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Videos und Bilder liefern wir von unserem eigenen Speicher aus, ohne Dienste Dritter.

7. Daten, die wir im Auftrag der Clubs verarbeiten

Für die Anbauvereinigungen verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter je nach genutzten Funktionen:

• Mitgliedschaft: Benutzername, interne Nummer, Mitgliedsnummer, Altersgruppe (18 bis 20 Jahre oder ab 21 Jahren) und gegebenenfalls der Monat, ab dem ein Mitglied 21 Jahre alt ist, Status sowie Datum und prüfende Person der Verifikationen von Alter, Wohnsitz und exklusiver Mitgliedschaft, Rollen, Antworten auf Clubfragen und akzeptierte Dokumente,
• Abgaben, Reservierungen, Kontingente und Guthaben,
• Beiträge, Buchungen und Kontobewegungen des Clubs,
• Anbau und Bestand, wobei beteiligte Personen nur mit ihrem Benutzernamen erfasst werden,
• Mitwirkung im Club und Abzeichen,
• Inhalte aus Feed und Chat; Chat-Nachrichten speichern wir verschlüsselt,
• hochgeladene Dateien wie Belege, Fotos und Laborberichte; aus Fotos entfernen wir vor dem Speichern Standortdaten.

Abgabedaten können Rückschlüsse auf den Konsum von Cannabis zulassen. Sie werden in Canguard nur unter dem Benutzernamen geführt. Eine Zuordnung zu einer realen Person ist nur über das Papierregister des Clubs möglich. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung bestimmt der Club als Verantwortlicher.

Mitgliedsausweis. Der QR-Code des digitalen Mitgliedsausweises enthält einen verschlüsselten, kurzlebigen Schlüssel, aber weder Benutzernamen noch Mitgliedsnummer im Klartext.

Limitprüfung. Canguard prüft bei Abgaben und Reservierungen, ob gesetzliche Grenzen eingehalten werden. Die Entscheidung über eine Abgabe trifft das Personal des Clubs.

8. Mitglieder-App

Die Mitglieder-App laden Mitglieder über den App Store von Apple oder Google Play herunter. Für den Download gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Store-Betreibers. Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Funktionen. Die optionale App-Sperre mit Face ID, Touch ID oder Fingerabdruck nutzt die Funktion deines Geräts; biometrische Daten verlassen dein Gerät nicht und erreichen uns nie.

9. E-Mails aus Canguard

Canguard verschickt E-Mails, etwa Bestätigungslinks, Einladungen, Hinweise zu Reservierungen und Buchungen oder Rückrufe. Absender und Betreff sind neutral gehalten und nennen weder den Club noch Cannabis. Bei Hinweisen zu Abgaben enthält die E-Mail nur einen Link zur Anmeldung. Wer Canguard kennt, kann allerdings aus dem Absender auf die Nutzung des Dienstes schließen. Öffnungs- und Klickverfolgung ist deaktiviert. Welche Benachrichtigungen du per E-Mail erhältst, stellst du in deinem Profil selbst ein.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein, jeweils auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen: Betrieb der Server und Speicherung von Dateien in Rechenzentren in Deutschland,
• Sendinblue SAS (Brevo), Paris, Frankreich: Versand von E-Mails,
• Scaleway SAS, Paris, Frankreich: Aufbewahrung von Sicherungskopien. Die Sicherungen verschlüsseln wir vor der Übertragung; der Anbieter kann ihren Inhalt nicht lesen,
• STRATO GmbH, Berlin: Verwaltung unserer Domain und Empfang von E-Mails an unser Postfach, etwa bei Kontakt- und Support-Anfragen,
• Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg (Lexware Office): Erstellung und Versand der Rechnungen an die Clubs und Abgleich der Zahlungseingänge; dafür übermitteln wir nur die Rechnungsdaten des Clubs, keine Daten von Mitgliedern.

An Behörden geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet durch uns nicht statt.

11. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für die Anwendung gelten insbesondere folgende Fristen, die Canguard automatisch anwendet:

Daten	Frist
Sitzungen bei Rollen mit Verwaltungs-, Abgabe- oder Finanzrechten	24 Stunden ohne Nutzung, höchstens 14 Tage
Sitzungen von Mitgliedern im Web und in der App	30 Tage ohne Nutzung, höchstens 90 Tage
Hashwerte zum Schutz vor Missbrauch	etwa 1 Tag, spätestens nach 25 Stunden
E-Mail-Adresse in einer Einladung	bis zur Annahme oder zum Ablauf nach 3 Tagen
Anfragen für einen Club-Zugang	abgelehnte 30 Tage nach der Ablehnung, alle übrigen 90 Tage nach dem letzten Schritt oder der Registrierung
Einladungen für einen Club-Zugang	bis zur Löschung der zugehörigen Anfrage, ohne Anfrage 90 Tage nach Annahme, Ablauf oder Widerruf
Nicht bestätigte Beitritte und Club-Gründungen	24 Stunden
E-Mails, die endgültig nicht zugestellt werden konnten	7 Tage
Benachrichtigungen in der Anwendung	90 Tage
Reservierungen	12 Monate nach Abholung, Ablehnung, Storno oder Ablauf
Chat-Nachrichten	12 Monate
Erledigte Meldungen an die Moderation	12 Monate nach Erledigung
Beiträge und Kommentare im Feed	24 Monate
Konten ohne Mitgliedschaft	12 Monate, gerechnet ab der letzten Anmeldung oder Änderung
Erklärung zur exklusiven Mitgliedschaft	3 Jahre ab der Erklärung (§ 16 Abs. 3 KCanG)
Abgaben, Bestandsbuchungen, Vernichtungen und Transporte	5 Jahre ab der Aufzeichnung (§ 26 KCanG), danach ohne Bezug zu Personen anonymisiert, damit Bestand und Berichte stimmen
Kontingentbewegungen und Hinweise zu Abgaben	5 Jahre ab der Buchung
Einträge im Mitwirkungsbuch	5 Jahre ab dem Einsatz
Antworten auf Clubfragen, akzeptierte Dokumente, Rollen	5 Jahre nach Ende der Mitgliedschaft
Beitrags- und Guthabenbuchungen	8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Buchung
Kassenbuch des Clubs	10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Buchung
Ereignisprotokoll	5 Jahre ab dem Eintrag
Rechnungsdaten und Rechnungen eines Clubs in Canguard	bis zur Löschung des Clubs; die Rechnungen selbst bewahren wir in unserer Buchhaltung 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres auf
Betreiber-Protokoll (Änderungen an Abo und Konditionen, Name des Clubs und Datum einer Löschung)	8 Jahre ab dem Eintrag
Technische Fehlerprotokolle der Server, ohne IP-Adressen, Header oder Inhalte	größenbegrenzt, ältere Einträge werden automatisch überschrieben
Sicherungskopien	30 Tage

„Ende der Mitgliedschaft“ meint den Austritt oder die Löschung des Kontos. Nach Ablauf der Fristen bleibt von einer Mitgliedschaft nur die Mitgliedsnummer erhalten. Fristen, die ab einer Aufzeichnung oder Buchung laufen, gelten unabhängig davon, ob die Mitgliedschaft noch besteht.

Ende des Vertrags mit einem Club. Endet der Vertrag eines Clubs mit uns, löschen wir 30 Tage nach Vertragsende alle Daten dieses Clubs, auch wenn die oben genannten Fristen noch nicht abgelaufen sind. Die Aufbewahrungspflichten des Clubs erfüllt der Club danach selbst mit dem Club-Export, den er vorher herunterladen kann. Ausgenommen sind die Rechnungen an den Club, die wir nach den steuer- und handelsrechtlichen Fristen aufbewahren, und ein Eintrag im Betreiber-Protokoll mit dem Namen des Clubs und dem Datum der Löschung.

Wenn du dein Konto löschst, entfernen wir Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort, Sitzungen und Zwei-Faktor-Daten. Daten, die dein Club aufbewahren muss, bleiben bis zum Ablauf der Frist ohne Verbindung zu deinem Konto erhalten.

12. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Du kannst einer Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Eine vollständige Auskunft über die Daten zu deinem Konto kannst du in Canguard unter „Meine Daten“ selbst herunterladen. Für alle übrigen Anliegen schreib an info@canguard.de. Für Daten, die dein Club in Canguard führt, ist dein Club der richtige Ansprechpartner.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

13. Pflicht zur Bereitstellung

Für die Nutzung von Canguard benötigen wir eine E-Mail-Adresse, einen Benutzernamen und ein Passwort. Ohne diese Angaben können wir kein Konto einrichten. Alle weiteren Angaben, etwa im Kontaktformular, sind freiwillig.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.